Changement d’échelle pour le site de gestion logistique
AVANT
L’application métier Portail-E by Eurodep, qui a vocation à regrouper tous les outils logistiques, commerciaux et marketing pour répondre aux problématiques de distribution des laboratoires, n’avait pas évolué depuis plusieurs années. La maîtrise de l’information est centrale chez Eurodep via cette appli. Les fonctionnalités et les process devaient être mis à niveau. Quelques exemples : intégrer et automatiser toutes les tâches, de la saisie des commandes de médicaments à l’extraction de données (certaines tâches n’étaient possibles que par mail ou téléphone), accéder au maximum de documents utiles depuis le site, passer d’une mise à jour quotidienne des commandes à du temps réel.
L’enjeu : apporter un service à forte valeur ajoutée à environ 300 laboratoires, des plus grandes aux plus petites structures, et faciliter les échanges et la gestion interne à Eurodep.
APRÈS
Le nouveau portail intègre tous les outils nécessaires aux 300 laboratoires pour saisir, gérer et suivre commandes et stocks en temps réel, traiter et exporter leurs données avec tous les choix requis, accéder à toutes les informations. 2,5 millions de commandes et 23 millions de lignes de factures pour plus de 150 000 clients transitent par la plateforme. Au total, 2 millions de documents sont répertoriés.
Cette refonte a permis un changement de modèle économique : le site, qui était gratuit, est passé à un modèle payant (offre d’abonnement mensuel).
Les clients ont gagné en autonomie, en temps, en efficacité. Avec bien sûr toutes les exigences de fluidité, de rapidité d’affichage et d’export.
Côté Eurodep, le temps dégagé est considérable puisque l’utilisateur trouve en ligne toutes les informations à jour et toutes les réponses à ses besoins. Les équipes sont beaucoup moins sollicités pour accompagner les clients et traiter leurs demandes.
Des évolutions sont déjà prévues pour enrichir encore l’outil : continuer d’automatiser pour couvrir le maximum de tâches et développer encore les fonctionnalités.
CE QUE NOUS AVONS MIS EN ŒUVRE
L’équipe de Globalis est partie de zéro pour refondre cette plateforme, sans hésitation sur les choix techno : Slim et React. Slim était parfaitement adapté pour développer une application rapide avec un grand nombre d’API et de spécificités à intégrer au cas par cas, hors de tout template existant.
Nous avons conçu une sorte de hub de multiples petites applications métier.
Les process et les besoins des utilisateurs ont amené au développement de 5 modules, dont les accès peuvent être individualisés et activés en fonction des forfaits proposés par Eurodep.
La méthode agile a guidé le projet. Maureen, chef de projet en charge de la méthodologie Scrum adaptée par Globalis, raconte : “La méthode agile a montré, une fois de plus, son apport considérable dans la réussite d’un tel projet, dont les besoins étaient forcément évolutifs. Au cours des 6 mois de développement, nous avons énormément travaillé dans l’itération, de façon très structurée, agréable et sereine, avec une vraie réussite dans la capacité à impliquer les métiers chez Eurodep ”.
Après les ateliers de cadrage très constructifs au démarrage, au moins 7 sprints de 3 semaines ont été menés, avec des points hebdomadaires.
Chaque sprint de production a donné lieu à des démonstrations sur les travaux en cours. En amont, toutes les fonctionnalités avaient été réparties entre les différents sprints.
L’ensemble des équipes et les intervenants extérieurs (notamment une graphiste partenaire de Globalis) ont pu contribuer efficacement et assurer sans difficulté une livraison dans les temps prévus.
L’avis de Jérémy Maffeïs, chef de projet IT au pôle études d’Eurodep
“Parmi plusieurs prestataires, nous avions sélectionné Globalis pour être sûrs d’avoir accès aux sources du projet, mais surtout pour sa flexibilité. La méthode agile qui a été appliquée nous a apporté un vrai suivi, un vrai gain. Notre équipe de 8 personnes, dont 6 utilisateurs de l’application, a été guidée dès le démarrage et a pu faire évoluer le projet pas à pas, au plus près des besoins. Nous sommes passés d’un site qui était obsolète à un portail qui nous met en position de reprendre un temps d’avance sur le marché. Il a un gros potentiel pour évoluer en continu, avec des frais de maintenance très maîtrisés.
Les premiers résultats chiffrés, depuis la mise en ligne début 2022, sont très satisfaisants sur tous nos indicateurs. Notamment 100 laboratoires (350 utilisateurs) sur 150 sont passés en quelques mois sur le nouveau portail au modèle payant, la progression du nombre de connexions se poursuit, etc.”
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