Dématérialisation

Digitaliser les processus est un enjeu de la transformation numérique de l’entreprise.



Dématérialiser les processus est un enjeu de la transformation numérique de l’entreprise. Notre expérience montre que la dématérialisation influence les processus eux-mêmes. Elle impacte le personnel qui y participe, les clients, l’écosystème, et parfois même le modèle économique de la structure. Alors, comment mettre à plat les processus de l’entreprise ou du service ? Comment migrer les systèmes et accompagner les utilisateurs ?

Une expérience significative de dématérialisation

Nous avons initié notre première expérience en matière de dématérialisation en 2001 en réalisant, pour le compte du Centre National de la Fonction Publique, un prototype permettant l’inscription à leurs concours via une interface Web. Nous avons ensuite dématérialisé l’ensemble des inscriptions aux concours et appels à projets du CNRS, géré les nouvelles souscriptions de complémentaires santé pour un groupe mutualiste avec un process 100% Web, accompagné l’institut Curie non seulement dans les inscriptions aux concours d’entrées, mais aussi dans leurs différents process RH… Cette expérience nous permet de proposer une approche globale pour accompagner nos clients dans leurs démarches de dématérialisation dont la durée est généralement comprise entre 6 mois et un an.

Coréalisation et coopétiton

Nous coréalisons le projet avec différentes agences spécialisées. En fonction des besoins, nous intégrons à notre équipe de spécialistes de l'ingénierie web, une agence spécialisée sur les ateliers de conception et le design thinking, un ergonome, un expert en d’applications mobiles, un spécialiste de l’optimisation des processus, un animateur de club utilisateurs... Nous mettons en place la meilleure équipe possible.

Dematerialisation processus version ok

Les étapes de la démarche

Notre mission est initiée par la cartographie des processus. Il y a bien souvent une différence entre ce que nous croyons être le bon processus et le processus idéal. Cette démarche itérative a, par exemple, été mise en place avec trois branches professionnelles dans le cadre de l’homogénéisation des processus de certificats de qualification professionnelles. Aujourd’hui, l’application est en passe d’être déployée auprès des autres branches professionnelles pour la gestion dématérialisée des certificats. Le gain ? Un processus standardisé beaucoup plus rapide et fiable pour l’ensemble des acteurs: entreprises, partenaires sociaux et salariés.

Coté architecture, nous faisons systématiquement le choix de technologies open source, légères et rapides, comme PHP, CodeIgniter, Carbone, WordPress. Ces technologies sont pérennes, accessibles et sans coût de licence. Les prestataires aptes à les manipuler sont nombreux et notre client n’est ainsi pas enfermé dans sa relation avec nous.

L’approche agile de notre démarche et le pilotage par les délais permettent la mise en place d’applications sur mesure. Nous restons très attentifs à ce que les applications soient ouvertes, évolutives et connectables. Les systèmes informatiques vont échanger de plus en plus de l’information et doivent donc proposer des APIs utilisant des protocoles standards.

Enfin l’adoption rapide de l’application par les utilisateurs est un facteur clé du succès du projet. La réalisation de tutoriels vidéo courts, le plus souvent publiés sur YouTube, est un moyen très efficace et didactique d’y arriver.

Un club d’utilisateurs permet d’animer et fidéliser une communauté. Les nouveaux besoins et bonnes pratiques y sont échangés.

Pour terminer, nous sommes convaincus que la dématérialisation des processus est bien plus qu’un sujet d’actualité ou de mode, c’est un véritable sujet de transformation des entreprises (système d’information, communication, stratégie). 

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