Construction réussie d’une plateforme collaborative complexe
Avant
La création d’OPCO 2i impliquait la fusion des systèmes d’information existants pour bâtir un système unifié. Une démarche complexe d’urbanisation du système, avec de forts enjeux : l’expérience utilisateurs et l’automatisation étaient au centre de la transformation à opérer.
Un appel d’offres public ouvert a été lancé courant 2020 pour mener le projet d’un portail de services qui soit une porte d’entrée unique pour tous les publics d’OPCO 2i : entreprises et prestataires de formation. La mission a démarré en 2021 avec Globalis.
Après
Un nouveau portail de services, conçu comme une plateforme collaborative, a été créé parallèlement à l’unification du système d’information de toutes les entités constitutives d’OPCO 2i.
Le socle du portail a été mis en service en juin 2022, intégrant près de 70 000 entreprises et 20 000 prestataires du périmètre interindustriel. Un gain considérable pour les entreprises et les prestataires, qui peuvent désormais interagir et suivre quotidiennement toute l’activité liée aux formations et à leurs clients. Le fait de pouvoir interagir en toute autonomie entre les entreprises et leurs prestataires est une vraie nouveauté pour les utilisateurs.
Depuis son lancement, le portail s’enrichit de nouveaux services. Il va continuer d’évoluer dans la durée pour accompagner les entreprises dans le développement de la formation et créer de la valeur à tous les niveaux pour ces dernières et pour OPCO 2i.
Globalis a été choisi pour sa capacité à déployer une méthodologie très sécurisante pour construire dans un cadre très contraint
Les premiers retours qualitatifs ne se sont pas fait attendre : facilité d’utilisation et niveau de réponse quels que soient les besoins fonctionnels, fluidité de navigation, allègement des démarches administratives pour les utilisateurs du portail. Pour exemple, les reporting sont accessibles directement sur le portail, les envois par mails n’ont plus raison d’être.
Sur le plan quantitatif, les chiffres ont rapidement montré l’adéquation entre le portail web et les utilisateurs : 60 000 utilisateurs connectés, 400 000 demandes, 900 000 documents, 1 million de dossiers …
Ce que nous avons en œuvre
La création de cette nouvelle plateforme a constitué un immense défi pour OPCO 2i. Il y avait tout à construire simultanément : avancer en pleine fusion des systèmes d’information et de gestion de plusieurs entités, interconnecter toutes les applications qui structurent l’activité (outils de gestion administrative, de relation client, bases de données, etc.) et concevoir la plateforme sur un mode collaboratif pour que les publics d’OPCO 2i accèdent en un point unique à toutes les solutions et interagissent, que les entreprises co-construisent avec les prestataires, que les parcours soient pertinents, etc. Au total, 90 000 structures, entreprises ou prestataires actifs (organismes de formation et CFA), ont été recensées pour être intégrées progressivement.
Globalis a précisément été choisi pour sa capacité à aborder le projet de façon fine et à déployer une méthodologie très sécurisante qui permette de construire dans un cadre très contraint. La connaissance métier de Globalis dans ce domaine, au plus près des besoins internes et externes, a constitué un autre atout évident.
Le projet a représenté un volume de travail de plus de 2 000 jours-hommes sur près de 3 ans pour Globalis, dont 1 200 pour le socle initial. Poser un socle solide était essentiel. Et l’enjeu n’était pas tant technique (frameworks Backend Slim et FrontEnd React) que méthodologique !
Avec une grande diversité d’utilisateurs et un cadre réglementaire évolutif, le type d’outil développé nécessitait beaucoup d’agilité dans la conception et le développement. Un fonctionnement “full agile” était la condition pour se donner les moyens d’intégrer tout type d’évolutions en temps réel, facilement, dans des délais très courts.
La définition des besoins a été séquencée en une vingtaine d’ateliers qui se sont déroulés parallèlement aux phases de sprint. Chaque étape a été menée en coordination avec les équipes OPCO 2i et une maîtrise d’ouvrage externalisée, en lien avec les différents prestataires de solutions d’OPCO 2i et l’agence graphique. Côté OPCO 2i, l’organisation s’est mise en place au fur et à mesure, les équipes ont été progressivement renforcées, notamment pour gérer les recettes. Et le comité de pilotage a permis de franchir toutes les étapes à la fois de transformation interne et de qualité technique.
L’intégralité des très nombreuses fonctionnalités a été repensée selon la logique utilisateurs. Chaque utilisateur accède à tous ses dossiers et à toutes ses données. L’ensemble étant structuré en trois grandes briques : formations (catalogue…), flux financiers (demandes de financement, collecte, versements, reversements, suivi de comptes…), contrats (apprentissage, professionnalisation…).
Il reste beaucoup à faire ! La collaboration se poursuit à la fois en mode projet et en mode maintenance.
L’avis d’Isabelle Debuire, Directrice qualité projets et innovation
“Globalis a fait la différence en phase d’appel d’offres sur tous les critères d’OPCO 2i : très bon niveau de réponse sur les plans méthodologique et technique, qualité des interlocuteurs, efficacité du dossier et de la soutenance, clairs et sécurisants !
Au cours des deux ans les plus intenses, l’équipe a montré son engagement. La relation a toujours été humainement très bonne, même lorsque nous avons traversé des passages difficiles, inhérents à ce type de projets. C’est ce que nous attendions d’une entreprise de la taille de Globalis, les équipes d’OPCO 2i et de Globalis travaillent bien ensemble.
Le contexte était vraiment particulier pour ce projet de très grande envergure : le fait que nous montions en compétences sur un système d’information en cours d’unification a complexifié les développements. Mais nous sommes parvenus à avancer à la hauteur de nos ambitions et ça n’est pas fini, nous voyons les résultats, nous continuons en confiance.”
En situation
